Fünf SaaS-Tools auf eine Plattform zusammengeführt.

Eine DACH-Organisation organisiert Kunst-Fundraising-Kampagnen an Schulen: Schüler malen Bilder, Drucke dieser Bilder werden an Verwandte und Freunde der Schüler verkauft, ein Teil der Einnahmen finanziert ein Projekt an der jeweiligen Schule.

Die Daten der teilnehmenden Schulen lagen im CRM, Zahlungen bei einem Zahlungsdienstleister, Ticketing in einem dritten Tool, die Mails an Käufer in einem vierten, die Verwaltung in einem fünften.

Nach jeder Kampagne brauchte das Team eine ganze Woche, um die Daten manuell abzugleichen. Niemand war dafür verantwortlich.

Wir haben den gesamten Kampagnen-Lebenszyklus analysiert, von der Schulgewinnung über Druck und Versand bis zur Auszahlung an die Schule.

Unsere Empfehlung: Konsolidierung in eine einzige Plattform im Eigentum des Kunden, mit Zahlungsdienstleister und Bank per API angebunden. Keine manuellen CSV-Exporte mehr und keine immer länger werdende Liste an SaaS-Abos.

Warum ein Tool die richtige Antwort war: Der Engpass war nicht das Kampagnengeschäft selbst, sondern die Synchronisation der Daten über fünf SaaS-Tools nach jeder Kampagne. Die Konsolidierung in eine eigene Plattform hat diese Abgleicharbeit vollständig eliminiert.

Wäre das Team mit dem bestehenden Setup zufrieden gewesen, wäre die richtige Antwort eine bessere Automatisierung zwischen den Tools gewesen, nicht die Konsolidierung.

Die Plattform ist ein einheitliches Individualsystem. Sie umfasst CRM, Vertriebs- und Akquise-Tools (Telefon und E-Mail) für die Schulgewinnung, Zahlungsabwicklung, Druck- und Versandoptionen, Banking-API, Ticketsystem und einen Verwaltungsbereich. Damit ersetzt sie fünf SaaS-Abos durch ein Tool im vollen Eigentum des Kunden.

Die Tool-Landschaft wurde von fünf auf eins konsolidiert, manuelle Abgleicharbeit fällt vollständig weg.

Das Kampagnen-Setup dauert nur noch Stunden statt Tage. Laufende SaaS-Abokosten wurden durch eine einmalige Umsetzung und eine kleine laufende Betreuungspauschale ersetzt.